Wielu z nas głowi się nad tym, co usprawni przepływ informacji w naszej firmie. Otóż, najłatwiejszym sposobem, jest stworzenie działu informacji, bądź potocznie zwanego sekretariatu. Jeżeli posiadamy biuro, w którym jest kilka pokoi i w każdym z nich mieści się inny dział, to trzeba pamiętać, że sekretariat, powinien znajdować się w czołowym miejscu, tak, żeby potencjalny klient, bądź partner biznesowy, wchodząc do naszej firmy, bez problemu znalazł punkt, w którym miła pani, bądź pan pokierują go dalej. Rolą sekretariatu powinno być przede wszystkim odbieranie telefonów i łączenie z odpowiednimi działami, w zależności od tego, w jakiej sprawie klient dzwoni. W drugiej kolejności, przyjmowanie wszelkiej korespondencji napływającej do firmy, bądź wysyłanie korespondencji z poszczególnych działów, jednocześnie dokumentując to, w tak zwanej książce korespondencyjnej. Kolejnym zadaniem tego działu, powinno być prowadzenie terminarza spotkań o których sukcesywnie, będzie przypominał odpowiednim osobom z działów, w których mają odbyć się spotkania. Ważnym działaniem sekretariatu, jest również dbanie o dobry wizerunek firmy, dlatego osoba, która zajmuje stanowisko sekretarki, powinna być elokwentna i estetyczna. Zadaniem sekretariatu, niewątpliwie powinno być także przygotowywanie ofert współpracy dla klientów oraz dbanie o to, aby klient po otrzymaniu takiej oferty, czuł, że firma się nim interesuje, chociażby poprzez wykonanie telefonu, mającego na celu potwierdzenie otrzymania przez klienta oferty.
Jak powinien wyglądać przepływ informacji w firmie
maj 20th, 2011 
admin
[Głosów:0 Średnia:0/5]
Posted in porady 
